Efficiënt en effectief werken zijn beide belangrijk en van invloed op de productiviteit van je werk. Gecombineerd behaal je meer resultaat met minder middelen. Dat geldt ook voor die voor velen vervelende maar ozo belangrijke klus om regelmatig leads telefonisch te benaderen.
Efficiënt werken zegt wat over de manier waarop je iets uitvoert en effectief werken zegt iets over wat je uitvoert en het resultaat daarvan.
Als je effectief belt dan is je telefonische acquisitie succesvoller. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van een goed belscript. Het heeft grote voordelen als je van tevoren hebt uitgewerkt wat jouw waardepropositie en USP’s zijn en hoe je die kunt gebruiken bij het goed zakelijk bellen. Het uiteindelijke resultaat is meer omzet.
Ja, heel kort door de bocht😅 Wil je meer weten? Ik heb er een boek over geschreven, DE COUNTDOWN, handboek voor een sterk belscript, te koop bij Bol, Managementboek en Callstories.nl.
In dit blog wil ik het vooral hebben over efficiency als je regelmatig je leads telefonisch gaat benaderen.
Met efficiency in het belproces bereik je meer leads met minder inspanning en tijd.
Er zijn nog meer voordelen.
· Je ervaart meer rust en minder stress;
· Uitstelgedrag vermindert;
· Je gaat gemotiveerder aan de slag;
· Je krijgt meer overzicht;
· Je behoud controle, loop niet achter de feiten aan.
Ik heb een paar tips voor je. Nou ja, een paar☺️
Overigens zijn deze niet alleen van toepassing op goed zakelijk bellen. Verder ben ik me ervan bewust dat ik zo hier en daar efficiency en effectiviteit door elkaar haal maar ze hebben nu eenmaal raakvlakken. De tips staan niet op volgorde van belangrijkheid.
1. Werk SMART
Maak je doelstellingen Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden.
Bepaal hoeveel tijd je in je belacties wil stoppen en wat je er minimaal uit wil halen.
Bijvoorbeeld: wekelijks 60 calls verdeeld over 3 dagdelen van 3 uur met als resultaat 3 afspraken en 1 deal van € 2.500.
Dus wekelijks 60 calls op 1 dag met als resultaat 10 afspraken en 5 opdrachten met een totale omzet van € 12.500 is NIET realistisch.
Stel je een niet realistisch of helemaal geen doel dan leidt tot frustratie, uitstelgedrag dus minder efficiency. De afleiding loert dan altijd op jouw kostbare beltijd.
2. Stel prioriteiten.
Begin met de ‘terugbellers’. Dat zijn de leads die je al één of meerdere keren telefonisch hebt benaderd en waarmee je een terugbelafspraak hebt.
Pak dan de leads op die je al eerder telefonisch hebt proberen te benaderen maar waarbij contact om wat voor reden dan ook nog niet mogelijk was. Deze zijn misschien al meer gekwalificeerd omdat je bijvoorbeeld een naam hebt of weet dat de contactpersoon die dag wel aanwezig is.
Om die reden is het ook belangrijk om meerdere belmomenten per week te plannen. De kans dat je een contactpersoon bereikt wordt groter. Ook kan het zijn dat iemand anders dan die telefoniste die maar niet wil doorverbinden de telefoon beantwoordt.
Daarna pak je de nieuwe leads op.
Heb je een lead in een week meerdere keren geprobeerd te benaderen zonder resultaat, plan deze dan een week of zo verder. Waarschijnlijk is het nu een drukke periode.
3. Zorg voor structuur.
Ga niet in het wilde weg bellen zonder bij te houden wat het resultaat is. Zorg voor een (soort van) CRMsysteem waarin je alles kunt ‘noteren’. Dat kan zelfs in Excel.
Belangrijk is om bij te houden wie je wanneer je hebt gebeld, de inhoud van het gesprek, de verrijkte data en wanneer je terug moet bellen. Dat is heel handig voor de volgende keer dat je belt.
Geef, als dat kan, in dit systeem de prioriteiten aan in tekst- of celkleur.
4. Hou overzicht
Om overzicht te houden van al je calls is bijhouden van een callrapport heel handig.
Maak hiervoor een tabel in Excel bestaande uit een aantal kolommen waarin je door te turven kunt bijhouden wat het resultaat is van je call. Maak ook een kolom voor het aantal uren dat je belt. Je moet het wel uitprinten.
Zo zie je in één oogopslag hoeveel belletjes je doet in een uur, wat het resultaat is en hoeveel uren je moet bellen om een afspraak of een deal te maken.
Overigens kan je zo’n tabel ook heel eenvoudig op een A4’tje tekenen.
Ik gebruik altijd de volgende kolommen: Totaal aantal calls, niet aanwezig/bereikbaar, geen doelgroep, docu sturen, afspraak, doorverwijzing, geen interesse, bijzonderheid, anders, uren.
5. Evalueer de resultaten
Vergeet niet regelmatig te beoordelen of je wel genoeg belt, of er geen leads blijven liggen en of jouw telefonische acquisitie genoeg oplevert. Doe dat aan de hand van jouw SMART doelstelling, het callrapport en het CRMsysteem.
Ben je niet tevreden dan kun je onderzoeken aan ‘welke knop je moet draaien’.
Misschien bel je niet op de goede dag. In de zorgbranche is vrijdag bijvoorbeeld een slechte dag om te bellen. Het kan ook zijn dat je te weinig belt of te veel wordt afgeleid.
Het kan natuurlijk ook aan je leads liggen. Is het wel je doelgroep? Of aan de kwaliteit van het gesprek.
6. Relativeer
Niet alle leads zullen even belangrijk zijn, in je doelgroep vallen of de benodigde informatie bevatten. Begin dus met de leads waarvan je zeker weet dat ze tot je doelgroep behoren en waar een naam en/of telefoonnummer van bekend is.
7. Maak een overzichtelijke planning.
Plan ruim op tijd de belmomenten. Blok je agenda bij voorkeur 3 x per week. Varieer wekelijks in dagen en dagdelen. Dat vergroot de kans op bereik van de contactpersonen.
8. Elimineer afleiding
Afleiding is van grote invloed op de efficiency van het bellen. Niet alleen vanwege het concentratieverlies maar het verstoort ook je ritme.
· Zorg dat je in een rustige omgeving zit;
· Controleer je mailbox op vaste tijden en gebruik geen pop-ups;
· Zet notificaties voor sociale media uit;
· Demp whatsApp-chats.
· Schakel overbodige notificaties, zoals die van nieuwsapps, uit op je telefoon.
9. Maak gebruik van jouw piekmomenten
Ieder mens heeft een dagritme. Ben je voor 10.00 uur niet scherp of krijg je na 15.00 uur een dip dan kun je beter geen belsessie plannen.
Heb je net een succes geboekt dan heb je een positive mindset en is dat een goed moment om die belangrijke leads te bellen.
10. Werk met de Pomodorie-techniek
Stel een kookwekker (officieel een tomaatwekker, vandaar de naam Pomodoro, Italiaans voor ’tomaat’) in op 50 minuten. Bel ononderbroken aan dezelfde taak gedurende deze periode en neem 10 minuten pauze. Herhaal dat.
11. Gebruik afkortingen
Het bijhouden van een CRMsysteem heeft veel voordelen. Je hebt er discipline voor nodig en het kost tijd. Daarom adviseer ik altijd om gebruik te maken van afkortingen. Voorbeelden:
Cp = contactpersoon
NAW =niet aanwezig
VM = voicemail
Dat scheelt een hoop tijd. Zeker als je ook nog eens blind kan typen (Knipoog naar Typetalen van Diana Box)
12. Dialer software
Wat altijd veel tijd kost is het intoetsen van het telefoonnummer. Nu zijn er CRMsystemen die middels een klik kunnen bellen. Mocht het zijn dat je een systeem gaat aanschaffen dan is dit wel een optie waar je even naar moet kijken. Het bespaart je veel tijd.
13. Sjablonen
Het zal regelmatig voorkomen dat je informatie moet toesturen naar aanleiding van je telefoontje. Zorg dat je een standaard mail hebt, of indien relevant meerdere, die je alleen maar hier en daar hoeft aan te passen en te personaliseren. Ook hiermee bespaar je veel tijd.
Mocht je na deze 13 tips nog steeds moeite hebben met goed zakelijk bellen dan kan ik je verder helpen. Ik deel mijn kennis graag en geef training en workshops. Kijk op mijn website callstories.nl, bel (010-2840838) of mail me (jvm@vanmeenen.nl)
10 vragen aan belactivist Janneke van Meenen
Geef een reactie