Denk eens goed na. Wanneer app, mail of bel je?

Gebruik de sterktes van deze communicatiemiddelen en je zult zien dat je veel efficiënter werkt.

Ik ben fan van alle 3 maar je moet ze wel in balans gebruiken.

Mailen doe ik al vanaf begin jaren 90. Ik was er heel snel bij en had één van de eerste Macintosh computers. Daar hing ik een Drytek (dacht ik) aan als router, telefoonlijn erin, inbellen en ‘Wham💥’ het world wide web lag aan mijn voeten.
Appen, een communicatiemiddel dat ik al gauw omarmde. Eerst privé en nu ook af en toe zakelijk.
Tja en dan bellen. Dat doe ik al vanaf… lang dus😊 Een geweldig communicatiemiddel dat nog geen echte vervanger heeft in mijn optiek.

Wat appen en mailen we zoal per dag?

PER PERSOON ontvangen we in Nederland dagelijks gemiddeld 65 appjes en versturen er 30. Bij de jongere Nederlanders, tussen18 en 34 jaar, is dat zelfs het dubbele.
Gemiddeld ontvangen we in Nederland 75 e-mails per dag. Werknemers zijn 3 uur per dag kwijt aan hun e-mail. In een volle werkweek gaan er dus bijna 2 werkdagen op aan binnenkomende mails.

Dat is heel wat he? Zaak om hier eens heel kritisch naar te kijken. Wanneer pas je het beste communicatiemiddel toe?

Sterktes en zwaktes van appen, mailen en bellen.

Alle drie, mailen, appen, bellen, hebben sterktes en zwaktes. Dat bepaalt wanneer je wat gaat doen. Vul eens de tabel hieronder in. Dat geeft een leuk overzicht en helpt je een goede balans te vinden. Zo kan je als je snel iets nodig hebt om door te kunnen werken beter even bellen. Dingen bevestigen kan je weer het beste per mail of app doen. Daarbij moet je wel letten op de tone of voice want een mail of een app, het geschreven woord dus, kan anders geïnterpreteerd worden dan je eigenlijk bedoelt. Etc. etc.

Heel verhelderend. Toch?

Beperk de e-mail- en app-reeksen.

Ook iets om over na te denken. Veel apps en e-mails worden verstuurd als een zogenaamde ‘thread’. Dat is een reeks e-mails of apps die samen een discussie vormen. Als je er niet uitkomt dan blijf je heen en weer mailen of appen en wordt die ‘thread’ steeds langer en langer.

Dat is natuurlijk niet ideaal. Het is erg tijdrovend en dus niet efficiënt.

In zo’n situatie is het beter om te bellen met elkaar en dan eventueel te bevestigen per mail of app wat er is afgesproken.

Maar ja…

Bellen is een dingetje.

veel mensen zijn bang voor bellen. Daarom gebruiken ze liever appen, e-mailen of spraakberichten want dan kan je eerst nadenken. In mijn optiek komt dat door een gebrek aan belvaardigheid. Gewoon een paar keer doen en dan zul je merken dat de drempel steeds lager wordt.

Het gebruik van dit miniscript kan daarbij heel erg helpen.

Bereid je gesprek voor door jezelf deze 4 vragen te stellen.

Wat wil je bespreken?
Wat wil je bereiken?
Wat stel je voor?
Waar neem je genoegen mee?

Mijn boodschap

Denk eens goed na wanneer je appt, mailt of belt. Gebruik de sterktes van deze 3 communicatiemiddelen en je zult zien dat je veel efficiënter werkt.

Heb je moeite met bellen?

Ik ben Janneke van Meenen en met mijn training en workshop ‘Goed Zakelijk Bellen’ maak ik ondernemers en medewerkers belvaardiger. Inkomende telefoontjes worden goed afgehandeld en bellen wordt omarmd als medium om meer omzet te realiseren en jouw klantenservice te verbeteren. Kijk eens op mijn website: https://callstories.nl/training/

Mijn motto: Met goed zakelijk bellen meer omzet. Mensen doen zaken met mensen. Daarom zou bellen gemakkelijk moeten zijn. Niets is minder waar.