Veel mensen zijn bang om te telefoneren. Inmiddels zijn er bijna 2 miljoen mensen met een bepaalde mate van belangst actief in het arbeidsproces.
Bijna 2.000.000!
De belangrijkste redenen zijn bang om te storen en direct te moeten reageren. Want voordat je een appje of mailtje terugstuurt, kan je nadenken over wat je gaat zeggen. Aan de telefoon moet je direct antwoord geven. Dat is voor veel mensen stressvol.
De oplossing is het gewoon te doen. Bellen. Ja, ik snap die drempel wel hoor. Echt. Als je je goed voorbereidt dan wordt het een stuk eenvoudiger. Voordat je gaat bellen, geef dan voor jezelf eerst antwoord op de volgende vragen:
- Wat wil ik bespreken?
- Wat wil ik bereiken?
- Wat stel ik voor?
- Waar neem ik genoegen mee?
Schrijf het op. Geloof me. Het helpt je als er momenten zijn dat even bellen echt veel handiger is. Hieronder wat situaties. Het lijken open deuren maar echt… voor veel mensen ligt dit niet voor de hand.
1. Opvolgen van een offerte.
Toen ik zonnepanelen wilde aanschaffen, heb ik diverse offertes aangevraagd. Een van de installateurbedrijven gaf al tijdens het 1e gesprek aan offertes nooit na te bellen want die waren zo helder en goed. Een ander belde pas een half jaar later. De derde belde helemaal niet en de vierde belde mij een week na dato. Met hen ben ik in zee gegaan. Het getuigde van interesse en betrokkenheid. En echt, ze waren niet de goedkoopste maar wel klantgericht.
Bellen is persoonlijk.
2. Er is direct actie nodig.
Er zijn genoeg situaties te bedenken waarbij je direct antwoord nodig hebt. Mijn man is huisarts. ’s Avonds las hij een app die hij die middag had ontvangen van een collega met de volgende vraag: “De koelkast is stuk. Kan jij tijdelijk onze griepvaccins opslaan?” Hij had het niet op tijd gelezen want zat toen midden in zijn spreekuur. Waarom hebben ze niet gewoon even gebeld naar de assistente? Dan was het zo opgelost. Nu ook maar wel na de nodige paniek.
3. Je hebt direct antwoord nodig om verder te kunnen.
Je bent een offerte aan het maken en twijfelt ergens over. Bel de klant dan gewoon even. Je bent proactief en spreekt de klant nog eens (persoonlijk). Dat is veel beter dan een mailtje te sturen of, nog erger, een offerte die mogelijk inhoudelijk niet klopt.
Of
Je wilt een bestelling bevestigen en twijfelt ergens aan. Bel dan even. De klant waardeert dit enorm. Echt.
4. Er is een welles-nietes situatie ontstaan.
Je kun het wel eens niet met een collega of klant eens zijn. Oneindig heen en weer mailen of appen kost veel tijd en energie. Daarbij, in een discussie kan een tone of voice van het geschreven woord veel kwaad doen. Het wordt niet zo bedoeld maar komt wel zo over. Je kunt beter met elkaar bellen, uitpraten en bevestigen per mail of app wat er is overeengekomen. Veel efficiënter.
5. Je ziet een deadline steeds dichterbij komen en je wacht op een bijdrage van iemand anders.
Ik las laatst over een situatie waarbij werknemer 1 een rapport aan het maken was die werknemer 2, in het kantoor ernaast, per e-mail om bepaalde aanvullende informatie vroeg. Werknemer 2 had dit verzoek wegens drukte gemist waardoor werknemer 1 het rapport niet tijdig in kon leveren. Werknemer 1 schoof de verantwoordelijkheid af op 2 maar werd er zelf door het management op aangesproken (logisch).
In mijn optiek een gevalletje van eigen schuld, dikke bult. Waarom niet even het kantoor binnen wippen of even bellen met werknemer 2?
6. De klant heeft een klacht.
Als een klant een klacht heeft dan is dat altijd een moeilijke situatie. Er is vooral lef nodig om te bellen. Dat snap ik. Maar persoonlijk contact is het beste. Ook hier speelt de tone of voice van het geschreven woord een belangrijke rol. Het kan anders worden geïnterpreteerd dan bedoeld is.
En bereid deze vragen voor: Wat wil ik bereiken? Wat stel ik voor? Waar neem ik genoegen mee?
7. Er moet onderhandeld worden.
Ook onderhandelen doe je het beste persoonlijk. Daarbij heb ik enkele tips die overigens ook bruikbaar zijn bij de vorige beschreven situaties.
Tip 1: Gebruik de gesprektechniek de plié. Veer mee. Ik begrijp dat u dit zegt… Wat u zegt kan gebeuren. Heeft u ook gedacht aan…
Tip2: Je hoeft niet altijd gelijk te antwoorden. Zeg dat je terugbelt en neem de tijd om na te denken, intern te overleggen. Voorwaarde is dat je je afspraak wel nakomt.
Ik kan nog wel even doorgaan met het benoemen van allerlei situaties maar wat belangrijker is:
Maak belangst bespreekbaar in jouw bedrijf. Ga eens met het team om de tafel zitten of als leidinggevende met een medewerker. Oefen door elkaar vaker te bellen. Collega’s onder elkaar. Het gevolg is dat de telefoon makkelijker gebruikt wordt. Dat heeft gevolgen voor de efficiency, de omzet maar zeker ook voor het zelfvertrouwen. Win Win Win.
Ik help graag. Met advies, training coaching of workshop. Wil je meer weten? Bel me even op 010 2840838. Mailen mag ook.
Mijn motto: Met goed zakelijk bellen meer omzet. Mensen doen zaken met mensen. Daarom zou bellen gemakkelijk moeten zijn. Niets is minder waar. Enne… #doeslief als je belt of gebeld wordt. #acquisitie #leadgeneratie #beltraining #spreker #evenement
Denk eens goed na. Wanneer app, mail of bel je?