Stop zakelijk mailen en wel hierom

Het aantal belminuten neemt al jaren af. 1,9 miljoen mensen in het bedrijfsleven, voornamelijk jongeren tot aan dertigers, geven steeds vaker de voorkeur aan communiceren per e-mail of whatsapp. Telefonisch contact met (potentiële) klanten vermijden kost bedrijven jaarlijks miljoenen euro’s door ontevreden klanten en gemiste omzet. Belactivist Janneke van Meenen roept bedrijven op om te stoppen met onnodig zakelijk mailen.

Medewerkers kiezen massaal voor zakelijk mailen

Jongvolwassenen lijken steeds vaker te verlammen onder sociale angst: ze zijn bang om afgewezen te worden of kritiek te krijgen. Hebben angst om het verkeerde te zeggen, dicht te klappen of verkeerd begrepen te worden en dat maakt hen onzeker. Communiceren via e-mail of app-berichten geeft tijd om na te denken over een antwoord en mede daardoor een schijngevoel van veiligheid. De reden dat medewerkers massaal zakelijk mailen verkiezen voor boven bellen.

Intern effect

Ook tussen collega’s en afdelingen wordt binnen bedrijven onnodig veel heen er weer gemaild. Een collega bellen of in zijn of haar kantoor binnenstappen, voelt voor jonge mensen als een schending van iemands privacy. Want wat als het niet uitkomt? In plaats van iemand de ruimte te geven om zelf de grenzen aan te geven, vullen mensen het vooraf zelf in. Met als gevolg dat het persoonlijk contact uit de weg wordt gegaan en iemand (wederom) kiest voor zakelijk mailen. Zo draagt iedereen – onbewust – actief bij aan overvolle inboxen, ongelezen e-mails en onnodig tragere processen.

De consequenties van verkeerd zakelijk mailen

Op het verkeerde moment schriftelijk communiceren kan serieuze consequenties hebben. Zonder de intonatie en snelheid van spreken te horen van je gesprekspartner, en de mogelijkheid om direct door te vragen, kan er al snel miscommunicatie ontstaan. Met mogelijk irritatie, onbegrip of langdurige heen en weer berichten versturen als gevolg. Dit kost je organisatie arbeidsloon, een fijne werksfeer en mogelijk zelfs nieuwe omzet door slechte reviews en gemiste opdrachten.

Bellen boven zakelijk mailen

De veel gemeden telefoon is een oplossing die, letterlijk, binnen handbereik ligt. Tijdens een telefoongesprek vang je veel meer op dan uitsluitend de woorden van je gesprekspartner. Je kunt direct doorvragen om de boodschap van je gesprekspartner te verhelderen. En om alle informatie te verzamelen die je nodig hebt om te kunnen reageren op de persoon aan de andere kant van de lijn. Een gesprek dat per e-mail of app dagen kan duren, kan telefonisch in 10 minuten worden afgehandeld. Janneke: “Dat je meteen overal op moet reageren aan de telefoon is een misverstand. Heb je tijd nodig om inhoudelijk of onderbouwd te kunnen reageren, vertel dit dan en zeg wanneer je iemand wel van een antwoord zal voorzien.”

Telefonisch contact met een potentiële klant zet je ook meteen aan het begin van het gesprek al op een 2-0 voorsprong. “Mensen vinden het namelijk veel lastiger om rechtstreeks ‘nee’ tegen iemand te zeggen, dan wanneer zij zich achter een scherm kunnen verschuilen.” Je hebt ook de mogelijkheid om direct bezwaren of weerstand weg te nemen. Door op de juiste momenten de telefoon te pakken, is het dus mogelijk om meer omzet te realiseren en een hogere klanttevredenheid. En er ontstaat vaak een betere, opgeruimdere werksfeer.

De oplossing tegen onnodig zakelijk mailen

Alleen de voordelen van bellen boven zakelijk mailen kennen, neemt de bel-angst die jij ervaart, of jouw werknemers ervaren, niet weg. Wat veel mensen niet weten, is dat je goud in handen hebt met de oplossing die jouw bedrijf biedt voor de problemen die anderen ervaren. En dit goud heet, een bel-alibi.

Een bel-alibi werkt twee richtingen op. Het geeft jou het zelfvertrouwen om vaker en op cruciale momenten te telefoon te pakken, omdat je weet waar je over spreekt. En het geeft degene die gebeld wordt meteen helderheid. Of het nu gaat over een offerte, een klacht of zelfs wanneer je besluit om die ene prospect, zonder directe aanleiding, te bellen.